NDA'ya ihtiyacım var mı? Gizlilik sözleşmesi ne zaman gerekir?

Bazı girişimciler fikirlerinden söz etmeden önce herkese NDA imzalatmak ister. Bazıları ise formülü, tedarikçi listesini veya henüz piyasaya çıkmamış tasarımı paylaşır; gizliliği ancak sonra düşünür. Daha yararlı başlangıç sorusu şudur: Hangi bilgiyi, kiminle ve ne amaçla paylaşacağım?

NDA, yani gizlilik sözleşmesi, gizli bilgilerin kullanımına ilişkin kuralları belirleyen bir sözleşmedir. Bilginin açıklanmasını ve kararlaştırılan amaç dışında kullanılmasını sınırlayabilir. Karşı tarafın bir projeyi değerlendirmek veya yürütmek için gerçekten hassas bilgiye erişmesi gerektiğinde yararlıdır. Her ilk görüşme için otomatik olarak gönderilen bir belge olmak zorunda değildir.

NDA'yı ne zaman düşünmelisiniz?

Üreticiye ayrıntılı bilgi göndermeden önce. İlk mesajda ürünü genel hatlarıyla anlatabilirsiniz. Henüz yayımlanmamış tasarımı, teknik şartnameyi, özel kalıbı, formülü, üretim yöntemini veya ayrıntılı tedarik bilgisini paylaşacaksanız önce gizlilik şartlarını değerlendirin. Üretici alt yüklenici kullanacaksa bilginin ona aktarılıp aktarılamayacağını ve nasıl korunacağını belirleyin.

Ajans veya serbest çalışanla planları paylaşmadan önce. Tasarımcı, ambalaj stüdyosu, yazılımcı veya pazarlama ortağı lansman planlarını, müşteri verilerini, fiyatları, tedarikçi şartlarını veya yayımlanmamış çalışmaları görebilir. Hizmet sözleşmesindeki uygun bir gizlilik hükmü yeterli olabilir. Ana sözleşme hazır olmadan bilgi vermeniz gerekiyorsa ayrı bir NDA işe yarayabilir.

Ciddi bir ticari ortaklık görüşmesinde. Olası distribütör, iş ortağı veya alıcının anlaşmayı değerlendirmek için hassas verilere ihtiyacı olabilir. Önce bilmesi gereken kadarını paylaşın; ayrıntılara geçmeden uygun şartları belirleyin. Yatırımcıların kendi süreçleri olabilir ve ilk sunum aşamasında geniş kapsamlı bir NDA imzalamayı kabul etmeyebilirler. Her görüşmenin imzayla başlayacağını varsaymak yerine bilgiyi aşamalı paylaşın.

Fikrî hak koruması planlıyorsanız. Patent veya tasarım koruması düşünüyorsanız, kamuya açıklama bazı ülkelerde haklarınızı etkileyebilir. Teknik ayrıntıları paylaşmadan veya yayımlamadan önce ilgili ülkelerde başvuru stratejisini değerlendirin. NDA bu stratejinin bir parçası olabilir, fakat onun yerini tutmaz.

Ne zaman ayrı bir NDA gerekmeyebilir?

Yalnızca piyasada zaten görülebilen genel bir fikirden söz ediyorsanız korunacak gizli bilgi az olabilir. Mevcut iş, hizmet veya tedarik sözleşmesinde uygun gizlilik hükümleri bulunuyorsa ikinci bir belgeye gerek kalmayabilir. Önemli olan mevcut hükmün doğru kişileri, bilgileri, kullanım amacını ve süreyi kapsamasıdır.

İlk görüşmede her ayrıntıyı anlatmak zorunda da değilsiniz. Ticari açıdan önemli bilgiyi paylaşmadan önce genel ve gizli olmayan bir tanıtımla karşı tarafın ilgisini ölçebilirsiniz.

NDA'da neler bulunmalı?

İyi bir NDA tarafları ve bilginin neden paylaşıldığını belirtir. Hangi bilgilerin gizli olduğunu, kimlerin erişebileceğini, bilginin nasıl kullanılabileceğini, yükümlülüklerin ne kadar süreceğini, görüşmeler biterse ne olacağını ve belgelerin ya da kopyaların nasıl ele alınacağını düzenler. Zaten kamuya açık, hukuka uygun biçimde önceden bilinen veya bağımsız geliştirilen bilgiler için makul istisnaları da değerlendirin. Doğru metin, işleme ve uygulanacak hukuka göre değişir.

Yalnızca açıklamaya değil, kullanıma da dikkat edin. Bir girişimcinin asıl kaygısı fabrikanın fikri anlatmasından çok, tasarımını veya bilgisini rakip bir ürün için kullanması olabilir. İzin verilen amaç ve sınırlamalar gerçek riski karşılamalıdır. Hassas bilgiyi yalnızca siz veriyorsanız tek taraflı NDA; iki taraf da veriyorsa karşılıklı hükümler uygun olabilir.

NDA neleri çözmez?

NDA; tasarım, formül, yazılım, kalıp veya başka fikrî hakların mülkiyetini kendiliğinden devretmez. Birlikte ortaya çıkarılan yeni çalışmanın kime ait olduğunu belirlemez. Fikrinizin benzersiz olduğunu garanti etmez, marka tescili yapmaz, üretim veya hizmet sözleşmesinin yerini almaz ve olası her kötüye kullanımı önlemez. Etkisi; açık hükümlere, hangi bilginin paylaşıldığına ilişkin kayıtlara ve ilgili hukuk düzenine bağlıdır.

Üretici ürününüzü geliştirecekse sonraki üretim sözleşmesi mevcut ve yeni ortaya çıkan çalışmaların mülkiyetini ve kullanımını; numuneyi, şartnameyi, kaliteyi, fiyatı, süreyi, ayıpları ve sona erme koşullarını düzenlemelidir. Gizlilik yükümlülükleri de bu ilişki içinde uygun biçimde devam etmelidir. Ajans markanızı oluşturacaksa hizmet sözleşmesi teslimleri ve bedelini ödediğiniz çalışmaların hak sahipliğini açıklığa kavuşturmalıdır.

Karar vermek için beş soru

• —Bilgi kamuya açık değil mi ve işim için değerli mi?
• —Karşı tarafın bu ayrıntıya şimdi ihtiyacı var mı, yoksa genel bir brif yeterli mi?
• —Bu bilgiyle tam olarak ne yapabilir ve başka kimler görebilir?
• —Gizlilik uygun bir mevcut sözleşmeyle zaten korunuyor mu?
• —İlişki yeni bir ürün veya çalışma doğuracak mı; mülkiyet ve ticari şartlar için ayrı sözleşme gerekli mi?

Bilgi önemliyse ve paylaşılması gerekiyorsa, paylaşmadan önce uygun şartları belirleyin. Ardından ne gönderdiğinizin kaydını tutun. Amaç işinizi ilerletirken ona değer katan unsurları korumaktır.

Mother'ın görüşü

Her görüşme için NDA gerekmez. Neyi neden paylaştığınızı ve sonraki ilişkiyi hangi sözleşmenin koruduğunu bilmeniz gerekir.